6 Lỗi Máy Chấm Công Thường Gặp Và Cách Khắc Phục Hiệu Quả

Tin tức SECOM

Oct. 28, 2024

Tổng Hợp 6 Lỗi Máy Chấm Công Thường Gặp Và Cách Khắc Phục Hiệu Quả

Máy chấm công là một trong những thiết bị quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, người dùng sẽ không tránh khỏi những lỗi phát sinh. Bài viết sau đây, SECOM VIỆT NAM sẽ tổng hợp những lỗi máy chấm công thường gặp cũng như những cách khắc phục những tình huống này một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất.

Giới thiệu sơ lược về máy chấm công

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, máy chấm công đã trở thành một công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. Với khả năng ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và tự động, thiết bị này đã góp phần giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình chấm công một cách tối ưu nhất.

Nguồn: ebay.co.uk

Sự đa dạng về chủng loại và tính năng của máy chấm công, từ máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ từ cho đến các giải pháp chấm công tích hợp phần mềm quản lý nhân sự, đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, không phải lúc nào thiết bị này cũng hoạt động trơn tru. Đôi khi, người dùng có thể gặp phải một số lỗi kỹ thuật ở máy, gây ảnh hưởng đến quá trình ghi nhận dữ liệu và quản lý nhân sự.

Các lỗi máy chấm công thường gặp và cách xử lý

Trong quá trình sử dụng máy chấm công, người dùng có thể gặp phải một số lỗi máy chấm công gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc cũng như việc ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Dưới đây sẽ là một số trường hợp máy chấm công vân tay bị lỗi phổ biến nhất thường gặp mà bạn có thể tham khảo cũng như cách xử lý khi gặp phải những lỗi này:

Lỗi máy chấm công không nhận diện dấu vân tay

Nguồn: blog.posmea.com

Lỗi máy chấm công không nhận vân tay là một trong những sự cố phổ biến gây phiền toái và gián đoạn trong quá trình chấm công của nhân viên. Đây là một trong những lỗi phổ biến và cần có biện pháp xử lý kịp thời để không làm gián đoạn hoạt động quản lý nhân sự.

Nguyên nhân:

• Vân tay bị mờ, bị ướt hoặc có vết thương, khiến quá trình nhận diện dấu vân tay gặp khó khăn.
• Nhân viên nhấn quá mạnh hoặc chấm công sai cách, gây hư hỏng cáp hoặc mắt đọc vân tay của máy.
• Lỗi phần mềm hoặc phần cứng của máy chấm công dẫn đến mất dữ liệu vân tay.
• Lỗi kết nối với máy chấm công khiến dữ liệu vân tay không được cập nhật kịp thời.

Cách xử lý:

• Yêu cầu nhân viên vệ sinh tay sạch sẽ và làm ẩm nhẹ trước khi chấm công.
• Vệ sinh máy chấm công định kỳ, đặc biệt là khu vực nút bấm, nút cảm biến và mắt đọc vân tay.
• Xóa dữ liệu vân tay của nhân viên đã nghỉ việc để giải phóng bộ nhớ cho máy.
• Kiểm tra và cập nhật phần mềm của máy chấm công.
• Nếu nghi ngờ có hư hỏng phần cứng, liên hệ với nhà cung cấp để được hỗ trợ kỹ thuật hoặc thay thế linh kiện.
• Kiểm tra và đảm bảo kết nối ổn định giữa máy chấm công và hệ thống quản lý dữ liệu.

Lỗi máy chấm công bị treo

Máy chấm công bị treo máy là một trong những lỗi rất thường gặp, đặc biệt khi thiết bị phải hoạt động liên tục trong thời gian dài. Dù máy chấm công có bộ vi xử lý để tối ưu hiệu suất 24/24, nhưng việc sử dụng không đúng cách hoặc quá tải có thể dẫn đến hiện tượng này.

Nguyên nhân:

• Máy hoạt động liên tục trong thời gian dài, gây nóng máy.
• Bộ nhớ đệm bị tràn do lưu trữ quá nhiều dữ liệu chấm công.
• Nhân viên chấm công nhiều lần, khiến máy xử lý không kịp.
• Số lượng người dùng và vân tay được sử dụng tại cùng một thời điểm quá lớn.

Cách xử lý:

• Tắt nguồn và reset lại máy chấm công để làm mới hệ thống.
• Tháo pin, rút nguồn cấp, chờ khoảng 3 phút rồi gắn pin lại và khởi động máy.
• Nếu không khắc phục được, nên mang máy đến cơ sở sửa chữa uy tín để kiểm tra.

Máy chấm công báo lỗi Authentication Failure và bị khóa bàn phím

Nguồn: istockphoto.com

Lỗi máy chấm công bị khóa bàn phím và báo Authentication Failure thường xảy ra khi người dùng tự ý cài đặt phần mềm chấm công không tương thích như Wise Eye. Phần mềm này có thể gửi mã code làm tê liệt các phím bấm trên máy chấm công.

Nguyên nhân:

• Người dùng cài đặt các phiên bản phần mềm Wise Eye không phù hợp.
• Hệ thống phần mềm gửi mã code gây xung đột, làm khóa bàn phím và mất dấu vân tay đã đăng ký.
• Địa chỉ IP kết nối bị thay đổi và không khớp với thiết bị máy chấm công.

Cách xử lý:

• Đối với lỗi bàn phím, không có cách khắc phục tại chỗ, bạn cần mang máy đến cơ sở sửa chữa để kiểm tra.
• Kiểm tra lại địa chỉ IP trên thiết bị và cấu hình lại trong phần mềm chấm công để đảm bảo kết nối ổn định.

Lỗi máy chấm công không kết nối với máy tính

Không kết nối được với máy tính là một trong những trường hợp máy chấm công bị lỗi kết nối thường xuyên xảy ra, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý chấm công. Khi gặp phải lỗi máy chấm công không kết nối với máy tính này, công ty sẽ bị ảnh hưởng đến tiến độ công việc, đặc biệt khi kế toán cần truy xuất dữ liệu kịp thời.

Nguyên nhân:

• Dây mạng kết nối với máy chấm công bị hỏng hoặc đứt.
• Địa chỉ IP của máy chấm công sai do cài lại phần mềm hoặc hệ điều hành Windows.

Cách xử lý:

• Kiểm tra dây mạng kết nối, đảm bảo không bị đứt hay hỏng. Thay dây nếu cần thiết.
• Xác minh lại địa chỉ IP trên máy chấm công và thiết lập lại trong phần mềm chấm công để khôi phục kết nối.

Lỗi máy chấm công bị mất các dữ liệu

Nguồn: 1stopsecuritysystems.com

Lỗi mất dữ liệu chấm công là một sự cố nghiêm trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn tránh. Khi máy chấm công bị mất dữ liệu, giờ giấc chấm công của nhân viên có thể bị sai lệch hoặc thiếu thông tin, gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính lương và quản lý nhân sự.

Nguyên nhân:

• Hệ thống máy chấm công gặp trục trặc, dẫn đến mất dữ liệu.
• Phần mềm chấm công có lỗi hoặc không tương thích với máy, gây sai giờ hoặc ghi nhận thiếu sót.
• Nhân viên chưa thực hiện đúng thao tác chấm công, dẫn đến dữ liệu không được ghi nhận đầy đủ.

Cách xử lý:

• Kiểm tra xem lỗi mất dữ liệu xảy ra ở một cá nhân hay toàn bộ nhân viên.
• Nếu mất dữ liệu toàn bộ, bạn cần cài đặt lại phần mềm chấm công để khắc phục.
• Nếu chỉ mất dữ liệu cá nhân, kiểm tra lại giờ giấc đi làm và xác nhận xem nhân viên đã chấm công đúng cách hay chưa.
• Xem xét việc cập nhật hoặc nâng cấp phần mềm máy chấm công để tránh tình trạng lỗi xảy ra trong tương lai.

Lỗi máy chấm công bị sai giờ

Thời gian chính xác là yếu tố then chốt trong việc quản lý nhân sự và tính toán lương thưởng. Lỗi sai giờ trên máy chấm công có thể gây ra nhiều phiền toái, làm sai lệch dữ liệu chấm công và ảnh hưởng đến tính toán lương thưởng của nhân viên.

Nguyên nhân:

• Máy chưa cài đặt múi giờ đúng với địa phương.
• Pin CMOS của máy đã yếu, không giữ được thời gian chuẩn khi mất điện.
• Lỗi kết nối máy chấm công dẫn đến đồng bộ sai giữa thời gian trên máy chấm công và phần mềm trên máy tính.

Cách xử lý:

• Cài đặt lại múi giờ phù hợp với vị trí địa lý của doanh nghiệp.
• Thay pin CMOS mới để đảm bảo máy chấm công giữ đúng thời gian khi không có nguồn điện.
• Kiểm tra lại kết nối và đồng bộ thời gian giữa máy chấm công và phần mềm quản lý trên máy tính.

Một số lỗi máy chấm công khác

Nguồn: indiamart.com

Ngoài những vấn đề phổ biến như máy chấm công không nhận vân tay hay lỗi kết nối với máy chấm công, còn tồn tại một số lỗi khác mà người dùng thường gặp phải trong quá trình sử dụng:

• Không ai chấm công nhưng máy chấm công vẫn kêu “ Vui lòng thử lại”

Một số người dùng gặp tình trạng khi chấm công nhưng dữ liệu không được ghi nhận hoặc máy chấm công thông báo “Vui lòng thử lại” mặc dù không có ai thực hiện chấm công. Đây là dấu hiệu cho thấy máy chấm công bị lỗi màn hình hoặc cần được bảo trì. Bạn nên vệ sinh máy, đặt máy ở nơi thoáng mát, không bụi bặm hoặc nhiệt độ quá cao để tránh tình trạng máy chấm công vân tay bị lỗi.

• Khi chấm công thì dữ liệu đều hiển thị số “0”

Nếu dữ liệu chấm công đều hiển thị số “0”, người dùng có thể kiểm tra lại trong menu kết nối của phần mềm chấm công vân tay và tải dữ liệu về máy tính để xem xét. Trong trường hợp lỗi máy chấm công không nhận vân tay, hãy kiểm tra lại vị trí đặt vân tay của nhân viên hoặc xem lại trên máy chấm công để đảm bảo nhân viên đã thực hiện đúng cách.

• Nhân viên chấm công nhưng khi tải về máy thì không thấy hiển thị

Nếu sau khi tải dữ liệu về mà vẫn không hiển thị, bạn có thể reset lại máy chấm công vân tay hoặc kiểm tra và cài đặt lại phần mềm. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, việc sử dụng dịch vụ lắp đặt máy chấm công và hỗ trợ từ các chuyên gia sẽ là một giải pháp chấm công hiệu quả để khắc phục lỗi không kết nối được máy chấm công.

• Máy chấm công bị lỗi màn hình

Khi sử dụng máy chấm công, một trong những vấn đề thường gặp chính là máy chấm công bị lỗi màn hình. Lỗi này có thể biểu hiện qua việc màn hình không hiển thị thông tin, nhòe hình hoặc không phản hồi khi người dùng thao tác. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này có thể do thiết bị bị va đập hoặc do ảnh hưởng của nhiệt độ và bụi bẩn.

Cách khắc phục triệt để các lỗi máy chấm công thường gặp

Nguồn: workforcehub.com

Lỗi máy chấm công thường phát sinh từ nguyên nhân phần cứng, hệ thống hoặc máy móc bị trục trặc. Để giải quyết triệt để các vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm chấm công vân tay thay thế. Giải pháp này không chỉ giúp hạn chế lỗi ở hệ thống chấm công mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự với các tính năng hiện đại:

• Số hóa hồ sơ nhân sự: Thay thế việc quản lý giấy tờ truyền thống, giúp lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ nhân viên dễ dàng hơn.
• Xếp lịch làm việc linh hoạt: Hỗ trợ nhân viên đăng ký ca làm việc trực tiếp trên ứng dụng, tránh tình trạng máy chấm công không nhận vân tay.
• Đề xuất & phê duyệt đơn giản: Nhân viên có thể đề xuất xin nghỉ hoặc đổi ca, và quản lý phê duyệt ngay trên hệ thống.
• Tự động hóa bảng lương: Dữ liệu chấm công được đồng bộ trực tiếp vào hệ thống tính lương sẽ hạn chế tối đa lỗi máy không kết nối được máy tính.

Những giải pháp hiện đại này giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi máy chấm công phổ biến, đồng thời mang đến trải nghiệm tốt hơn cho cả quản lý và nhân viên.

SECOM VIỆT NAM – Địa chỉ lắp đặt hệ thống máy chấm công uy tín, giá tốt

Trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp lắp đặt máy chấm công để quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, việc lựa chọn và triển khai một giải pháp chấm công phù hợp không phải lúc nào cũng dễ dàng. SECOM VIỆT NAM, với kinh nghiệm và uy tín lâu năm trong lĩnh vực an ninh và quản lý, tự hào là đối tác tin cậy đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tối ưu hóa quy trình chấm công.

SECOM tự hào cung cấp dịch vụ tư vấn lắp đặt máy chấm công chuyên nghiệp, từ giải pháp chấm công bằng camera đến chấm công bằng khuôn mặt, đáp ứng hiệu quả nhu cầu của các doanh nghiệp trong việc quản lý thời gian và công việc của nhân viên. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết sẽ đem đến giải pháp lắp đặt máy chấm công phù hợp và tối ưu nhất đối với nhu cầu riêng của từng khách hàng.

Trong quá trình sử dụng, nếu khách hàng gặp phải bất kỳ vấn đề nào liên quan đến lỗi máy chấm công, SECOM luôn sẵn sàng hỗ trợ bảo hành và sửa chữa. Chúng tôi cam kết mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng thông qua dịch vụ chăm sóc và khắc phục sự cố kịp thời. Điều này giúp khách hàng yên tâm sử dụng thiết bị, đồng thời tăng cường hiệu quả làm việc và quản lý nhân sự. Hãy để SECOM đồng hành cùng bạn trong hành trình tối ưu hóa quy trình chấm công của doanh nghiệp!

Bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến lỗi máy chấm công, từ nguyên nhân đến cách khắc phục cho từng trường hợp cụ thể. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các vấn đề thường gặp và cách xử lý chúng hiệu quả. Nếu cần được tư vấn về các giải pháp máy chấm công, hãy liên hệ ngay với SECOM để được hỗ trợ nhanh chóng!

Column List