Hướng Dẫn Cách Lắp Đặt Máy Chấm Công Vân Tay Nhanh Chóng

Tư vấn từ SECOM

May. 3, 2024

Hướng Dẫn Cách Lắp Đặt Máy Chấm Công Vân Tay Nhanh Chóng

Lắp đặt máy chấm công được xem là giải pháp tối ưu đối với nhiều công ty, doanh nghiệp. Bởi vì hệ thống máy chấm công không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên mà còn xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiện đại hơn. Trong bài viết này, SECOM sẽ hướng dẫn cho bạn cách lắp đặt máy chấm công vân tay cực đơn giản và nhanh chóng. Cùng theo dõi ngay nhé!

Tổng quan về máy chấm công

Máy chấm công là hệ thống thiết bị ghi nhận dữ liệu về thời gian ra vào của nhân sự bằng cách xác thực thông tin của người đó thông qua thẻ giấy, thẻ từ, sinh trắc học vân tay hoặc khuôn mặt. Việc lắp đặt máy chấm công vân tay sẽ giúp công tác quản lý chấm công, tính lương cho nhân sự của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị các thiết bị máy chấm công như:

• Máy chấm công bằng thẻ giấy: Thiết bị này sử dụng thẻ giấy và in xác nhận thời gian ra vào của nhân viên bằng mực. Đây là công nghệ đời đầu nên có nhiều nhược điểm như dễ chấm công hộ, dễ sai, thời gian in chậm.

• Máy chấm công bằng thẻ từ cảm ứng: Đây là công nghiệp cải tiến từ thẻ giấy, giúp doanh nghiệp đẩy nhanh thời gian chấm công. Thế nhưng, thiết bị này vẫn tồn tại những nhược điểm như dễ hư hỏng thẻ hay chấm công hộ.

• Máy chấm công vân tay: Công nghệ này đem đến các ưu điểm vượt trội như chấm công nhanh, cài đặt dễ dàng, có thể hạn chế được tình trạng quên thẻ hay chấm công hộ.
• Máy chấm công nhận diện khuôn mặt: Đây là giải pháp chấm công bằng camera giúp mang lại cho doanh nghiệp độ chính xác, hiệu quả cực kỳ cao nhưng chi phí đầu tư lắp đặt máy chấm công nhận diện khuôn mặt khá tốn kém.

Nguồn: htmart.vn

Lợi ích của việc lắp đặt máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công không đơn thuần là công cụ theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, mà còn là một phần quan trọng trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Cụ thể, việc lắp máy chấm công vân tay đem lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như:

• Hỗ trợ công đoạn chấm công, tính lương trong doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, chính xác và nhanh chóng hơn.
• Đảm bảo độ bảo mật cho dữ liệu, đồng thời tăng tính khách quan và công bằng trong việc ghi nhận thời gian làm việc cho nhân viên.
• Tiết kiệm nguồn lực và chi phí trong công tác quản trị nhân sự.
• Quản lý, kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của người lao động.
• Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, ý thức trách nhiệm và chuyên cần ở nhân viên.

Nguồn: nhaantoan.com

Cách lắp đặt máy chấm công vân tay đơn giản, nhanh chóng

Các hệ thống mấy chấm công hiện nay, đặt biệt là máy chấm công vân tay là một trong những thiết bị chấm công được sử dụng phổ biến. Sau đây SECOM sẽ hướng dẫn các bạn cách lắp đặt máy chấm công cụ thể là hệ thống máy chấm công bằng vân tay tương đối đơn giản qua các bước dưới đây:

Chuẩn bị dụng cụ cần thiết để lắp máy chấm công

Trước khi bắt tay vào thực hiện lắp đặt máy chấm công, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thiết bị, dụng cụ bao gồm:

• Thiết bị máy chấm công theo nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo các thương hiệu phổ biến hiện nay như Ronald Jack, MITA, ACTAtek, ZKTeco, Suprema, HANET Ai,…
• Chuẩn bị dây tín hiệu, nguồn điện, máy khoan, ốc vít, kìm bấm,… để quá trình lắp đặt máy chấm công được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện nhất.
• Đảm bảo hệ thống mạng LAN luôn ở trạng thái ổn định, Modem Wifi (Switch/Hub) vẫn còn vị trí trống để kết nối trực tiếp với thiết bị chấm công.
• Trang bị dụng cụ bảo hộ như hộp che mưa để hạn chế các vấn đề về thời tiết nếu bạn lắp máy chấm công vân tay ở ngoài trời.

Chọn vị trí để lắp máy chấm công

Vị trí lắp máy chấm công cũng là một tiêu chí mà bạn cần xem xét khi có nhu cầu trang bị thiết bị này cho doanh nghiệp. Theo đó, máy chấm công nên được lắp đặt ở những vị trí thuận tiện và dễ thấy như cổng ra vào, cửa chính, sảnh công ty,… Ngoài ra, bạn nên lắp đặt thiết bị này ở những vị trí gần ổ điện và có kết nối mạng Internet ổn định. Bên cạnh cách lắp đặt máy chấm công vân tay, bạn cũng cần lưu ý lựa chọn những vị trí đảm bảo tính thẩm mỹ cho văn phòng.

Nguồn: vienthongthanhhoa.com

Tiến hành lắp đặt máy chấm công

Sau khi lựa chọn thiết bị và vị trí lắp đặt phù hợp, bạn có thể tiến hành lắp đặt máy chấm công theo các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Xác định vị trí cần bắt vít, khoan lên mặt phẳng tại vị trí đó rồi dùng vít nở để cố định máy chấm công.
• Bước 2: Gắn máy chấm công lên tường, cắm dây nguồn và kiểm tra xem máy có hoạt động bình thường hay không.
• Bước 3: Tiếp theo, bạn dùng dây mạng RJ45 cắm vào cổng Ethernet của máy chấm công. Đầu còn lại cắm vào bộ chia mạng (Modem, Switch, Router) để kết nối thiết bị với mạng Internet.
• Bước 4: Sau khi kết nối xong, bạn cần kiểm tra lại kết nối để đảm bảo hệ thống chấm công hoạt động ổn định trên máy tính.
• Bước 5: Kiểm tra xong nếu mọi thứ đều hoạt động tốt thì việc lắp đặt máy chấm công đã hoàn thành, lúc này bạn đã có thể tạo vân tay trên máy chấm công và thiết lập thông tin danh tính cho nhân viên toàn công ty vào bộ nhớ của thiết bị.

Kết nối IP trên máy tính với máy chấm công

Trong quy trình lắp đặt máy chấm công, bạn cần chú ý kết nối máy tính với máy chấm công sao cho cẩn thận, vì nếu không bạn sẽ không thể lấy được dữ liệu từ hệ thống này. Bạn có thể tham khảo cách cài đặt IP cho máy chấm công như sau:

• Bước 1: Mở cửa sổ Run trên máy tính bằng phím tắt Window + R.
• Bước 2: Ở mục tìm kiếm, bạn gõ chữ “cmd” rồi nhấn phím Enter.
• Bước 3: Khi cửa sổ “cmd” hiện ra, bạn nhập cụm từ “ipconfig” vào thanh tìm kiếm rồi nhấn phím Enter.
• Bước 4: Lấy địa chỉ IP được hiển thị, ấn nút Menu/OK/M ở máy chấm công và chọn “Thiết lập liên kết” hay “Thiết lập kết nối”.
• Bước 5: Chọn Ethernet hoặc Mạng rồi nhập địa chỉ IP vào máy chấm công.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý địa chỉ IP nhập cho máy chấm công phải khác với địa chỉ IP của máy tính kết nối và tất cả các máy tính khác trong hệ thống mạng LAN công ty. Chẳng hạn như địa chỉ IP của máy tính là 192.168.11.126 thì địa chỉ IP của máy chấm công có thể là 192.168.11.127.

Cài đặt phần mềm chấm công và kiểm tra nhập xuất dữ liệu có ổn hay chưa?

Sau khi hoàn thành việc lắp đặt máy chấm công và kết nối với phần mềm, bạn nên cài đặt phần mềm chấm công và thực hiện chấm công thử để kiểm tra công tác nhập xuất dữ liệu đã ổn định hay chưa. Mỗi phần mềm sẽ có giao diện khác nhau nhưng hầu hết đều có mục dữ liệu chấm công và tính năng Lấy/Tải dữ liệu.

Nguồn: thietbikiemsoat.vn

Một số lưu ý khi lắp đặt máy chấm công vân tay

Cách lắp đặt hệ thống máy chấm công bằng vân tay không quá phức tạp nhưng cần thực hiện đúng để đảm bảo thiết bị này hoạt động ổn định và hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi lắp đặt máy chấm công mà bạn nên tham khảo.

Kết nối với máy chấm công

Thông thường, người ta thường kết nối mạng cho máy chấm công theo hai phương thức là kết nối trực tiếp và gián tiếp như sau:

• Kết nối trực tiếp: Liên kết trực tiếp với máy tính thông qua dây mạng, tuy nhiên bạn cần lưu ý đặt lại địa chỉ IP của máy tính thành địa chỉ IP tĩnh.
• Kết nối gián tiếp: Liên kết vào mạng nội bộ (mạng LAN), lúc này máy chấm công sẽ thực hiện vai trò như như một thiết bị mạng. Theo đó, nếu bạn muốn kết nối mạng với máy chấm công thì cần mở phần mềm và gõ địa chỉ IP của thiết bị, địa chỉ IP của máy chấm công thường sẽ là 192.168.1.201.

Chỉ đăng ký tối đa 10 vân tay cho cùng một người

Sau khi triển khai lắp đặt máy chấm công, bạn có thể lưu trữ 1 dấu vân tay cho 1 người để đảm bảo tính bảo mật. Thông thường, các thiết bị châm công bằng công nghệ nhận diện dấu vân tay thường sẽ lấy mẫu vân tay của một hoặc hai ngón trỏ mặc dù máy hỗ trợ lưu trữ tối đa đến 10 dấu vân tay cho một người. Thế nhưng, việc chỉ lấy 1 – 2 mẫu vân tay sẽ tối ưu hơn cho các doanh nghiệp có quy mô lớn với lượng nhân viên đông đảo.

Chức năng đăng ký ca làm việc

Các dòng máy chấm công bằng vân tay còn được trang bị chức năng đăng ký ca làm việc. Theo đó, bạn có thể đi làm ở bất kỳ ca nào trong ngày mà thiết bị chấm công vẫn có thể quản lý và tính đúng thời gian. Tuy nhiên, để máy thực hiện quy trình này bạn cần thao tác khai báo ca kíp trước đó trong phần mềm.

Nguồn: kiemsoatvantay.vn

Phần mềm không thể kết nối với máy chấm công

Nếu bạn đã lắp đặt máy chấm công vân tay và kết nối với phần mềm chấm công nhưng vẫn không thể nhận diện, thì bạn cần gỡ phần mềm rồi tiến hành reset lại máy chấm công vân tay. Bạn có thể yên tâm vì mọi dữ liệu trên máy chấm công vẫn được lưu lại, bạn chỉ cần thực hiện tải lại từ máy chấm công là được

Nhân viên mới chấm công nhưng vân tay lại không trùng khớp với danh sách dữ liệu

Nguyên nhân đầu tiên có thể là do nhân viên đặt tay chưa đúng vị trí đầu đọc để máy xác nhận dấu vân tay. Ngoài ra, cũng có thể bạn chưa lưu trữ thông tin nhân viên mới, lúc này bạn cần tiến hành cài đặt lại thông tin người dùng. Nếu làm mọi cách mà máy vẫn không nhận vân tay thì phần lớn là do lỗi phần mềm, theo đó bạn chỉ cần cài đặt lại phần mềm trên máy tính là được. Mọi dữ liệu sẽ không bị mất nên bạn không cần lo lắng đến việc lưu trữ lại thông tin.

Lỗi ngày giờ trên hệ thống chấm công và phần mềm

Một lưu ý quan trọng khác khi lắp đặt máy chấm công là cài đặt lại ngày giờ. Ngoài ra khi thiết bị bị lỗi ngày giờ trên hệ thống chấm công và phần mềm, bạn có thể thực hiện đồng bộ thời gian theo các bước như dưới đây:

• Bước 1: Mở phần mềm chấm công, vào mục Menu.
• Bước 2: Kết nối máy chấm công -> nhấn Kết nối -> vào mục Thông tin máy chấm công.
• Bước 3: Nhấn Đồng bộ thời gian để hoàn thành.

Nguồn: giaiphaptinhhoa.com

Hệ thống máy chấm công hoạt động kém hoặc tự động reset

Nguyên nhân xảy ra hiện tượng này có thể là do lắp đặt máy chấm công ở những vị trí không thích hợp. Theo đó, máy cần được đặt tại những vị trí thoáng mát, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp, tránh nơi có nhiệt độ cao,… Bạn có thể thử thay đổi vị trí lắp đặt máy chấm công sang nơi khác để kiểm tra xem hiện tượng này hay không.

Ngoài ra, bạn cũng cần vệ sinh nơi đặt tay nhận diện sinh trắc thường xuyên để đảm bảo đầu đọc không bám bụi bẩn hay che khuất ống kính như sau:

• Lau chùi ống kính, tháo tem dán nhãn và tiến hành lau sạch vết bẩn trên bề mặt để đảm bảo ống kính không bị mờ
• Người chấm công phải đảm bảo tay khô ráo, sạch sẽ khi thực hiện chấm công, hạn chế để bụi bẩn che lấp vân tay.

Máy bị sai các thông số cấu hình

Một lỗi thường gặp khác khi lắp đặt máy chấm công là lỗi không kết nối đến máy chấm công do sai các thông số cấu hình. Lỗi này xuất phát từ việc khai báo thông tin do đó bạn cần lưu ý khai báo chính xác, đầy đủ địa chỉ IP, tên máy, kiểu kết nối, kiểu màn hình,… Việc khai báo này nếu thực hiện sai sẽ gây ra lỗi không thể kết nối đến máy chấm công vân tay.

Lỗi đã chấm công nhưng không ghi nhận lại dữ liệu

Một số máy chấm công sẽ yêu cầu người lao động xác nhận thời gian vào làm và kết thúc ca. Theo đó, bạn nên lưu ý cấu hình này khi lắp đặt máy chấm công bởi vì việc quên chấm công tan ca có thể khiến máy tự động tính giờ tan vào lần chấm công tiếp theo và dẫn đến sai lệch về dữ liệu. Doanh nghiệp có thể thực hiện điều chỉnh bằng cách can thiệp trực tiếp trên phần mềm chấm công để khắc phục lỗi này.

Nguồn: https://khoacuahomekit.com/

Dịch vụ lắp đặt máy chấm công uy tín, chuyên nghiệp tại SECOM

Có thể nhận định rằng, máy chấm công không chỉ giúp kiểm soát, theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, công bằng trong môi trường làm việc. Do đó, máy chấm công đã trở thành một thiết bị không thể thiếu trong công đoạn quản trị đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp.

Với nhiều năm kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực an ninh, SECOM hiện đang cung cấp dịch vụ tư vấn, thiết kế các giải pháp lắp đặt máy chấm công với đa dạng phương thức từ mật mã, thẻ từ đến sinh trắc học vân tay, khuôn mặt và móng mắt. Đồng thời, khách hàng cũng có thể quản lý chấm công, truy xuất dữ liệu để tính thời gian làm việc của nhân sự một cách hiệu quả.

Nguồn: Design by Mona

Thêm vào đó, SECOM còn sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo bài bản, có chuyên môn cao và tận tình, luôn sẵn sàng tư vấn giải pháp lắp đặt tối ưu và cụ thể nhất cho từng doanh nghiệp. Với những ưu điểm trên, SECOM chính sự là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp cho dịch vụ lắp đặt máy chấm công uy tín, chuyên nghiệp.

Với hướng dẫn chi tiết trên đây từ SECOM, hy vọng bạn đã hiểu hơn về quy trình lắp đặt máy chấm công vân tay nhanh chóng. Việc sử dụng máy chấm công mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, quản lý thời gian làm việc hiệu quả, tăng tính chuyên nghiệp,… Nếu bạn không đủ thời gian để lắp đặt, hãy liên hệ với SECOM để được tư vấn thiết kế các giải pháp về quản lý ra vào và chấm công bạn nhé.

Column List