Chấm Công Là Gì? Top Các Giải Pháp Chấm Công Phổ Biến 2024

Tin tức SECOM

May. 7, 2024

Chấm Công Là Gì? Top Các Giải Pháp Chấm Công Phổ Biến 2024

Chấm công là một trong những hoạt động quan trọng trong việc quản lý nhân sự của mọi doanh nghiệp. Bên cạnh những phương pháp chấm công truyền thống như ghi chép sổ sách, hiện nay nhiều đơn vị đã áp dụng nhiều hình thức mới, hiện đại hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và điều kiện, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn lựa hình thức phù hợp nhất. Ở bài viết dưới đây, SECOM Việt Nam sẽ giải đáp những thắc mắc liên quan đến vấn đề chấm công là gì và những gợi ý một số hình thức chấm công thường thấy nhất hiện nay.

Tìm hiểu khái niệm chấm công là gì?

Khái niệm chấm công được định nghĩa là một hình thức theo dõi và ghi nhận lịch trình vào làm và tan ca của nhân viên. Vậy vai trò của dữ liệu lưu trữ trong máy chấm công là gì? Câu trả lời chính là căn cứ vào kết quả chấm công này, chủ doanh nghiệp và bộ phận hành chính nhân sự, kế toán của công ty có thể nắm được lịch làm việc, số ngày nghỉ, số lần đi trễ hay về sớm của từng nhân viên. 

Nhờ đó, việc tính lương, thưởng và phúc lợi cho mỗi cá nhân sẽ được thực hiện một cách chính xác và hợp lý. Đồng thời, sử dụng hình thức chấm công giúp đảm bảo tính kỷ luật lao động và nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi thành viên trong công ty, tổ chức.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp chấm công?

Ở phần này, hãy cùng SECOM tìm hiểu về tầm quan trọng của chấm công là gì? Đối với môi trường kinh doanh hiện đại như ngày nay, việc quản lý thời gian và lịch trình làm việc của nhân sự công ty đóng vai trò rất quan trọng. Trong bối cảnh đó, chấm công được xem là một công cụ hữu ích đối với cả doanh nghiệp và nhân viên. Vậy tại sao cần phải chấm công và hình thức này có ảnh hưởng như thế nào? 

Đối với doanh nghiệp

Khi áp dụng phương pháp chấm công, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá mức độ chuyên cần của nhân viên, từ đó có cơ sở quyết định thưởng phạt phù hợp, chính xác.

• Theo dõi chuyên cần và đánh giá thái độ làm việc của nhân viên: Bằng cách ghi nhận thời gian có mặt và thời gian tan ca của từng nhân viên, doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá thái độ, mức độ chuyên cần của họ. Những số liệu từ bảng chấm công có thể được đối chiếu với những quy định trong hợp đồng lao động để đưa ra những đánh giá khách quan về hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Cơ sở tính lương và quyết định thưởng phạt: Phương pháp chấm công sẽ cung cấp thời gian làm việc thực tế để tính toán lương của nhân viên. Ngoài ra, các dữ liệu chấm công sẽ là cơ sở để đưa ra những quyết định thưởng phạt phù hợp đối với nhân viên. Từ đó tạo nên một môi trường làm việc công bằng, kỷ luật và khuyến khích sự chuyên cần của nhân viên.

Đối với nhân viên

Hình thức chấm công cũng đóng vai trò quan trọng đối với bản thân mỗi nhân viên, cụ thể: 

• Thể hiện mức độ chuyên cần và trách nhiệm với công việc: Chấm công là hình thức phản ánh rõ ràng hiệu suất làm việc của nhân viên, thể hiện sự chuyên cần và có trách nhiệm với công việc.
• Rõ ràng về lương thưởng: Bảng chấm công sẽ cung cấp thông tin rõ ràng về số giờ làm, ngày nghỉ thực tế, cho phép nhân viên tự đối chiếu và đánh giá sự công bằng trong việc tính lương. Từ đó cho thấy chấm công không chỉ là công cụ quản lý mà còn là cơ sở quan trọng để nhân viên bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình làm việc.

Các giải pháp chấm công phổ biến 2024 

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ và môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng, các hình thức chấm công ngày càng được cải tiến và đa dạng hóa. Tùy theo nhu cầu quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần cân nhắc cẩn thận khi quyết định chọn giải pháp chấm công. Dưới đây là những giải pháp phổ biến nhất hiện nay cũng như các ưu điểm và mặt hạn chế của chúng khi áp dụng trong thực tế.

Hình thức chấm công bằng Excel

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG FILE EXCEL
Mô tả	Chủ doanh nghiệp, bộ phận nhân sự, kế toán và nhân viên sẽ tham gia ghi chép và theo dõi công việc trên các bảng tính Excel. Mỗi ngày, dữ liệu chấm công sẽ được lưu lại, giúp dễ dàng kiểm soát và theo dõi quá trình làm việc của nhân viên.
Ứng dụng	Được áp dụng đối với những công ty có quy mô vừa và nhỏ.
Ưu điểm	Nhanh chóng và tiện lợi. Cách sử dụng đơn giản. Phần mềm Excel hoàn toàn miễn phí.
Nhược điểm	Dễ xảy ra những sai sót. Thiếu sự chủ động trong việc kiểm tra.

Hình thức chấm công bằng thẻ giấy

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG THẺ GIẤY
Mô tả	Mỗi khi chấm công, nhân viên sẽ tiến hành đưa thẻ giấy của mình vào máy chấm công. Máy sẽ in ra ngày và giờ lên thẻ giấy, ghi nhận thời gian mà nhân viên đến và tan ca. Thẻ giấy chấm công thường được chia thành các cột tương ứng với các ca làm việc như ca sáng, ca chiều hay ca làm ngoài giờ.
Ứng dụng	Được áp dụng đối với những công ty có quy mô vừa và nhỏ.
Ưu điểm	Lắp đặt đơn giản, di chuyển dễ dàng. Cách sử dụng đơn giản, dễ hiểu. Tốc độ chấm công nhanh. Tối ưu hóa chi phí tiết kiệm.
Nhược điểm	Thẻ giấy dễ hư hỏng nên khó bảo quản. Có thể gây ra tình trạng gian lận, chấm công chéo giữa các nhân viên. Quá trình tổng hợp thông tin dễ sai sót, mất nhiều thời gian và công sức.

Hình thức chấm công bằng thẻ từ

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG THẺ TỪ
Mô tả	Mỗi nhân viên sẽ được cấp một thẻ từ, trong đó có chứa mã số và các thông tin cá nhân cần thiết, được lưu trữ trong chip của thẻ này. Khi chấm công, nhân viên chỉ cần đưa thẻ từ vào đầu đọc trên máy chấm công. Máy sẽ tự động đọc thông tin từ thẻ và ghi nhận ngày, giờ ra vào của nhân viên.
Ứng dụng	Có thể áp dụng với tất cả các công ty có quy mô từ nhỏ đến lớn.
Ưu điểm	Thời gian chấm công nhanh. Thẻ được làm từ nhựa nên dễ dàng bảo quản. Xử lý thông tin chính xác, nhanh gọn và kết nối với dữ liệu máy tính. Được tích hợp nhiều chức năng vượt trội như chống trộm, kiểm soát cửa ra vào,… Tính năng lưu trữ thông tin dữ liệu trong trường hợp cúp điện đột ngột.
Nhược điểm	Chi phí in thẻ từ khá cao. Có thể xuất hiện tình trạng gian lận khi không có ai giám sát.

Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG KHUÔN MẶT
Mô tả	Được tích hợp công nghệ nhận diện hiện đại, giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt này sẽ dựa trên những đặc điểm riêng của từng khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh nhân viên. Nhân viên chỉ cần đứng trước camera của máy chấm công và hệ thống sẽ tự động nhận diện, ghi nhận thông tin thời gian làm việc của họ.
Ứng dụng	Phù hợp với tất cả loại hình công ty, với quy mô từ nhỏ đến lớn.
Ưu điểm	Độ chính xác cao, khả năng chống gian lận 100%. Tiết kiệm chi phí in thẻ, giấy chấm công. Khắc phục được những vấn đề phát sinh ở thẻ, vân tay. Dữ liệu kết nối với máy tính, tăng tốc độ xử lý thông tin.
Nhược điểm	Chi phí lắp đặt thường khá đắt đỏ. Tốc độ xử lý dữ liệu chậm hơn so với hình thức chấm công bằng thẻ giấy hay thẻ nhựa.

Hình thức chấm công bằng vân tay

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG VÂN TAY
Mô tả	Kết hợp với công nghệ sinh trắc học nhận diện dấu vân tay, máy chấm công có khả năng xác định danh tính của từng nhân viên thông qua dấu vân tay một cách nhanh chóng và dễ dàng. Khi chấm công, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay lên máy và hệ thống sẽ tự động nhận diện thông qua dấu vân tay đã được lưu trữ trước đó.
Ứng dụng	Giải pháp chấm công bằng dấu vân tay phù hợp với tất cả loại hình công ty, với quy mô từ nhỏ đến lớn.
Ưu điểm	Ngăn chặn tình trạng gian lận. Đảm bảo chính xác tuyệt đối. Quá trình chấm công nhanh chóng. Không tốn chi phí cho việc in thẻ. Có thể trích xuất dữ liệu, thông tin về ngày tăng ca, ngày nghỉ,…
Nhược điểm	Khó khăn để xác định vân tay khi tay bị ướt, bị thương hay quá lạnh. Những người có vân tay mờ hoặc mòn sẽ khó lấy và nhận diện.

Hình thức chấm công bằng mống mắt

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG MỐNG MẮT
Mô tả	Mống mắt của mỗi người sẽ có những đặc điểm riêng biệt, không trùng lặp với bất kỳ ai. Khi nhân viên chấm công, hệ thống của máy sẽ quét và lưu trữ hình ảnh mống mắt của họ. Sau mỗi lần chấm công, hệ thống sẽ so sánh hình ảnh mới nhất với dữ liệu đã được lưu để xác định danh tính của nhân viên.
Ứng dụng	Phù hợp với những nơi đòi hỏi tính bảo mật cao.
Ưu điểm	Đảm bảo tính chính xác cao, lên đến 100%. Tốc độ nhận diện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Cách sử dụng đơn giản. An toàn với người sử dụng.
Nhược điểm	Chi phí lắp đặt cao hơn so với các phương thức chấm công khác.

Hình thức chấm công bằng phần mềm

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG PHẦN MỀM
Mô tả	Trên thị trường hiện nay, có hai hình thức phổ biến khi sử dụng phần mềm chấm công cho doanh nghiệp: Chấm công bằng Wifi: Các máy chấm công được kết nối với mạng Wifi, cho phép dữ liệu chấm công được truyền tải trực tiếp lên nền tảng điện toán đám mây. Nhân viên có thể dễ dàng chấm công thông qua những thiết bị kết nối mạng Internet như điện thoại, máy tính, laptop,… Chấm công bằng định vị GPS: Đối với doanh nghiệp có nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, phần mềm chấm công kết hợp định vị GPS là sự lựa chọn phù hợp. Khi nhân viên chấm công thông qua thiết bị của mình, hệ thống sẽ sử dụng dữ liệu GPS để xác định vị trí hiện tại của họ và ghi nhận thời gian làm việc tại đó.
Ứng dụng	Linh hoạt và tiện lợi, nhân viên có thể chấm công ở bất kỳ đâu nên phù hợp với những công ty có nhân viên làm việc từ xa.
Ưu điểm	Tiết kiệm thời gian cho người quản lý. Áp dụng linh hoạt với các doanh nghiệp. Trải nghiệm mới cho nhân viên, tạo môi trường làm việc hiện đại.
Nhược điểm	Bắt buộc cần có kết nối Internet. Nhân viên cần biết cách sử dụng phần mềm và các thiết bị kết nối.

Hình thức chấm công bằng Camera AI

HÌNH THỨC CHẤM CÔNG BẰNG CAMERA AI
Mô tả	Thông qua công nghệ nhận diện gương mặt, Camera AI có khả năng tự động xác định thời gian làm việc, thời gian ra vào của nhân viên một cách chính xác. Những dữ liệu sau khi quét sẽ được tổng hợp và xử lý bằng phần mềm chấm công, tạo cơ sở cho việc tính lương, thưởng phạt phù hợp với nhân viên.
Ứng dụng	Giải pháp chấm công bằng camera này phù hợp với tất cả loại hình công ty, với quy mô từ nhỏ đến lớn.
Ưu điểm	Ngăn chặn tình trạng gian lận. Có tính năng cảnh báo khi xuất hiện người lạ tại khu vực cấm. Không mất chi phí cho việc làm thẻ. Theo dõi lộ trình di chuyển của nhân viên qua camera.
Nhược điểm	Chi phí đầu tư ban đầu cao. Nguy cơ vi phạm quyền riêng tư của nhân viên.

Những lưu ý khi lắp đặt hệ thống máy chấm công

Lắp đặt hệ thống chấm công là một bước quan trọng trong việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vậy những lưu ý quan trọng khi lắp đặt hệ thống chấm công là gì? Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, lâu dài và phù hợp với yêu cầu và mục đích, doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề quan trọng dưới đây:

Chọn máy chấm công phù hợp

Sau khi đã nắm được tầm quan trọng của giải pháp chấm công là gì, một trong những cách lắp đặt máy chấm công chuẩn chính là bạn cần lựa chọn loại máy chấm công thích hợp, nhằm giúp tối ưu hóa hiệu quả quản lý và nâng cao năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số gợi ý giúp doanh nghiệp có quyết định chọn hình thức chấm công tốt nhất:

• Máy chấm công bằng thẻ giấy: Phù hợp với những cửa hàng nhỏ, shop quần áo, tiệm tạp hóa với số lượng nhân viên ít.
• Máy chấm công bằng thẻ từ: Thích hợp sử dụng trong các doanh nghiệp lớn, văn phòng có số lượng nhân viên đông đảo.
• Máy chấm công bằng vân tay, mống mắt, khuôn mặt: Ứng dụng ở những nơi đòi hỏi tính bảo mật cao như phòng nghiên cứu, viện kiểm sát nhằm đảm bảo tính chính xác và bảo mật cao.
• Chấm công bằng phần mềm online: Áp dụng với những công ty có nhân viên làm việc từ xa, tạo sự linh hoạt và tiện lợi trong quá trình chấm công

Chọn máy chấm công từ nhà cung cấp uy tín

Với sự phổ biến của máy chấm công, trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp sản phẩm này với chất lượng và giá thành khác nhau. Vì vậy, nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc chọn mua máy chấm công, hãy đến với những thương hiệu uy tín để đảm bảo về chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó, khi lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, bạn sẽ nhận được mức giá tốt nhất cùng chính sách bảo hành lâu dài.

Lựa chọn máy chấm công có giá thành hợp lý

Giá cả cũng là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi chọn mua máy chấm công. Bên cạnh sự đa dạng về giải pháp chấm công, mỗi thiết bị chấm công sẽ có giá cả khác nhau, tùy thuộc vào chức năng và thiết kế. Theo khảo sát, giá của máy chấm công sẽ dao động trong khoảng từ 2.000.000 – 10.000.000VNĐ.

Lựa chọn đơn vị lắp đặt uy tín

Việc tìm kiếm đơn vị tư vấn và lắp đặt máy chấm công uy tín giúp đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả, đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp. SECOM tự hào là đơn vị chuyên cung cấp giải pháp lắp đặt hệ thống máy chấm công ưu việt và chất lượng tốt nhất.

Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, quý khách có thể hoàn toàn tin tưởng vào SECOM từ khâu lên phương án, lựa chọn máy chấm công, cung cấp vật tư cần thiết đến công đoạn lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, bảo trì và bảo dưỡng. Liên hệ ngay với SECOM nếu quý khách đang có nhu cầu lắp máy chấm công cho doanh nghiệp của mình.

Bài viết trên đã giải thích khái niệm chấm công là gì và những hình thức chấm công thường thấy hiện nay. Hy vọng, thông qua những thông tin trên, quý khách sẽ tìm kiếm cho mình phương thức phù hợp nhất để áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Nếu quý khách có nhu cầu tư vấn và lắp đặt máy chấm công, vui lòng liên hệ với SECOM để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Column List